Notions de base
pour utiliser Microsoft Excel
Aide-mémoire (versions 2000 à 2003)
1. Définitions
| Classeur: | Fichier ou document produit par Excel. Son nom se termine par ".XLS". |
| Cellule: | Case de base dans Excel, contenant une valeur ou un calcul. |
| En-têtes: | Les lignes sont identifiées par des nombres; les colonnes
par des lettres (de A jusqu'à IV). |
| Adresse: | Chaque cellule est identifie par les lettres et chiffres des en-têtes, comme A1, M20, AA4. |
| Adresse absolue: | Adresse ne pouvant être modifie lors de la copie d'une formule. Elle contient le signe "$", comme $B$4. |
| Menu contextuel: | Le bouton droit de la souris offre un menu pertinent, mais ce menu varie selon l'emplacement. |
| Plage, champ ou bloc: | Sélection de plusieurs cellules, identifies par les adresses aux extrémités du bloc, comme "A1:C8". |
| Feuille: | Chaque classeur contient plusieurs feuilles, accessibles
par les onglets au bas de la page:
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| Barre de formules : | Ligne blanche, en haut de la feuille de travail, affichant la formule contenue dans la cellule sélectionnée. |
Note: Au besoin, utiliser les flèches
au bas d'un menu, pour voir la suite. |
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2. Saisie et édition
| Aide d'Excel: |   |
Choisir le point d'interrogation (?) au bout de la barre des menus ou la touche F1 ou l'icône du Compagnon Office. |
| Alignement automatique selon le type de données (avant toute mise en forme): | - Les nombres sont alignés à droite, - les textes alignés à gauche, - les dates alignes droite, comme les nombres. |
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| Annuler la dernière opération: |  |
Edition/Annuler ou les touches Ctrl+Z. |
| Ajouter des lignes ou des colonnes: | Insertion/Lignes (ou Colonnes) ou cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête suivant la nouvelle ligne ou colonne. | |
| Supprimer des lignes ou des colonnes: | Les sélectionner, Edition/Supprimer. | |
| Ajouter des cellules: | Insertion/Cellules ou menu contextuel. | |
| Effacer le contenu d'une cellule: | La sélectionner, puis touche Suppr ou Edition/Effacer. | |
| Corriger une donnée: | Se fait directement dans la cellule ou dans la barre de formules. La touche Entrée termine la correction. | |
| Orthographe: |  |
Outils/Orthographe ou F7. |
3. Calculs
| Formules (pour exécuter un calcul): | - Une formule commence toujours par le signe "=". - Dans la cellule contenant une formule, on voit seulement la réponse; tandis que le détail des calculs parait dans la barre de formule. - Elle peut comprendre une fonction: =Somme(D2:D9) ou être bâtie avec des adresses et opérateurs: =(B2+B5)*B7 |
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| Opérateurs, ordre de priorité: | Les calculs sont faits dans cet ordre: - les exposants (^), - les divisions (/) et les multiplications (*), - les additions (+) et les soustractions (-). Toutefois, l'intérieur de parenthèses est toujours trait en premier. |
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| Somme automatique: |  |
Cliquer sur l'icône de la somme automatique. Déplacer la bordure mobile, si nécessaire. Appuyer sur la touche Entrée. |
4. Sélection, déplacement
et copie
| Sélectionner ou cerner un groupe de cellules: | - Avec la souris: cliquer et glisser d'un coin
l'autre du bloc. - Pour une ligne ou une colonne, cliquer sur son en-tête. - Au clavier: tenir la touche MAJ enfonce et utiliser les flèches. |
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| Pour sélectionner deux plages non contigues: | Sélectionner la première; tenir la touche Ctrl enfoncée pendant la deuxième sélection. | |
| Sélectionner tout: | Clic sur le carreau entre les en-têtes de lignes et de colonnes ou Ctrl+A. | |
| Déplacement de données: |   |
Sélectionner la plage, Edition/Couper, se positionner
la destination, Edition/Coller. Ou glisser un bloc avec la souris (flèche blanche sur son contour). |
| Copie de données: |  |
Les sélectionner, Edition/Copier, se positionner,
Edition/Coller. Ou glisser le bloc avec la souris, tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. |
| Coller nouveau le dernier élément coup: | |
Edition/Coller ou les touches Ctrl+V. |
| Recopier des données dans les cellules adjacentes: |
 |
Avec la souris: lorsque le pointeur devient une croix noire, en bas à droite d'une cellule, la faire glisser dans les cellules voisines. (Pour une formule, il faut vérifier alors le besoin d'adresses absolues.) |
5. Mise en forme
des données
(s'applique, en général, aux cellules sélectionnées)
| Changer apparence, taille, couleur, format ou attributs des données: | Format/Cellule/Police. | |
| Texte en gras, italique ou souligné: |  |
Format/Cellule/Police. |
| Changer la police et sa taille: |
 |
Format/Cellule/Police. |
| Alignement horizontal ou vertical: |
 |
Format/Cellule/Alignement. |
| Orientation du texte: | Format/Cellule/Alignement. | |
| Fusionner des cellules et centrer un titre: |  |
Format/Cellule/Alignement, choisir Fusionner les cellules. |
| Modifier l'affichage des nombres (c'est--dire ajouter "$", "%", espaces de milliers): |
 |
Format/Cellule/Nombre. |
| Augmenter ou réduire le nombre de décimales: |  |
Format/Cellule/Nombre, selon la Catégorie, modifier le Nombre de décimales. |
| Bordures intérieures ou de contour: |  |
Format/Cellule/Bordure. |
| Couleur de remplissage: |  |
Format/Cellule/Motifs. |
| Couleur de caractères: |  |
Format/Cellule/Police/Couleur. |
| Modifier une largeur de colonne: | Format/Colonne/Largeur ou, placer le pointeur de la souris entre deux en-têtes, le faire glisser lorsqu'il devient une double flèche. |
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| Modifier une hauteur de ligne: | Format/Ligne/Hauteur ou, avec la souris, élargir l'en-tête de la ligne. |
6. Mise en
page et impression
| Afficher une feuille telle qu'elle serait imprime: |  |
Fichier/Aperçu avant impression. Utiliser le bouton Fermer pour quitter l'Aperçu. |
| Marges: | Fichier/Mise en page/Marges ou, dans Fichier/Aperçu avant impression, cliquer sur Marges, glisser les marqueurs. |
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| Centrer en hauteur et en largeur dans la page: | Fichier/Mise en page/Marges, options Horizontalement et Verticalement. | |
| Format et orientation du papier: | Fichier/Mise en page/Page. | |
| Répéter les titres d'une page l'autre: | Fichier/Mise en page/Feuille. | |
| Imprimer le quadrillage: | Fichier/Mise en page/Feuille. | |
| Numéroter les pages: |  |
Fichier/Mise en page/En-tête et pied de page/ Pied de page personnalisé. |
| Ajouter un saut de page: | Insertion/Saut de page. | |
| Enlever un saut de page: | Se placer dans la ligne suivant le saut, Insertion/Supprimer le saut de page. | |
| N'imprimer qu'une partie d'un document: | Fichier/Imprimer, choisir Sélection ou indiquer les numéros de Pages. | |
| Choisir le nombre de copies imprimer: | Fichier/Imprimer, modifier Nombre de copies. | |
| Imprimer la feuille actuelle au complet: |  |
Fichier/Imprimer. |
| Imprimer toutes les feuilles du classeur: | Fichier/Imprimer/Classeur entier. |
7. Affichage
et fenêtres
| Barres d'outils, les afficher ou les masquer: | Affichage/Barres d'outils. (Cocher au moins les barres Standard et Mise en forme.) |
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| Modifier la taille, seulement pour l'affichage l'cran: |  |
Affichage/Zoom et modifier le pourcentage. |
| Afficher une même feuille en 2 ou 4 copies |  |
Fenêtre/Fractionner ou utiliser la petite ligne
au dessus de la barre de défilement. (puis Fenêtre/Supprimer le fractionnement). |
| Bloquer les titres, pour empêcher le défilement des premières lignes ou des premières colonnes | Placer le curseur en bas et droite des lignes
et des colonnes figer, Fenêtre/Figer les volets (puis Fenêtre/Libérer les volets). |
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| Passer d'un classeur ouvert un autre: | Dans le menu Fenêtre, voir la liste des fichiers ouverts. | |
| Afficher 2 classeurs ouverts côte à côte: | Fenêtre/Réorganiser. |
8. Gestion des
classeurs
| Créer un nouveau classeur (fichier): |  |
Fichier/Nouveau/Général/Classeur ou Fichier/Nouveau/Nouveau classeur Excel (dans Excel 2003). |
| Ouvrir un classeur existant: |  |
Fichier/Ouvrir. |
| Supprimer ou renommer un classeur: | Dans la boite de dialogue Fichier/Ouvrir, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier. Choisir l'option Supprimer ou Renommer. | |
| Faire une copie d'un classeur: | Fichier/Enregistrer sous. Lui donner un nouveau nom. | |
| Enregistrer un classeur, sous le même nom: |  |
Fichier/Enregistrer. |
| Fermer tous les classeurs ouverts: | Touche Maj enfoncée et Fichier/Fermer tout. | |
| Fermer un seul classeur, celui actif: | Fichier/Fermer. | |
| Terminer et fermer Excel: |  |
Utiliser les icônes en haut droite de la fenêtre: 1re ligne: pour réduire ou fermer Excel, 2e ligne: pour réduire ou fermer le classeur actif. Ou Fichier/Quitter ou Alt+F4 |
9. Paramètres par défaut
| Fixer le nombre de feuilles de calcul | Outils/Options/Général |
| Modifier la police standard et sa taille | Outils/Options/Général |
| Fixer le dossier pour enregistrer la plupart des classeurs | Outils/Options/Général, Dossier par défaut |
| Enlever ou rétablir les barres de défilement, le quadrillage ou la barre d'état... | Outils/Options/Affichage |
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