Notions de base
pour utiliser Microsoft Excel
Aide-mémoire (versions 2000 à 2003)
1. Définitions
| Classeur: | Fichier ou document produit par Excel. Son nom se termine par ".XLS". |
| Cellule: | Case de base dans Excel, contenant une valeur ou un calcul. |
| En-têtes: | Les lignes sont identifiées par des nombres; les colonnes
par des lettres (de A jusqu'à IV). |
| Adresse: | Chaque cellule est identifiée par les lettres et chiffres des en-têtes, comme A1, M20, AA4. |
| Adresse absolue: | Adresse ne pouvant être modifiée lors de la copie d'une formule. Elle contient le signe "$", comme $B$4. |
| Menu contextuel: | Le bouton droit de la souris offre un menu pertinent, mais ce menu varie selon l'emplacement. |
| Plage, champ ou bloc: | Sélection de plusieurs cellules, identifiées par les adresses aux extrémités du bloc, comme "A1:C8". |
| Feuille: | Chaque classeur contient plusieurs feuilles, accessibles
par les onglets au bas de la page:
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| Barre de formule: | Ligne blanche, en haut de la feuille de travail, affichant la formule contenue dans la cellule sélectionnée. |
Note: Au besoin, utiliser les flèches
 au bas d'un menu, pour voir la suite. |
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2. Saisie et édition
| Aide d'Excel: |   |
Choisir le point d'interrogation (?) au bout de la barre des menus ou la touche F1 ou l'icône du Compagnon Office. |
| Alignement automatique selon le type de données (avant toute mise en forme): | - Les nombres sont alignés à droite, - les textes sont alignés à gauche, - les dates sont à droite, comme les nombres. |
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| Annuler la dernière opération: |  |
Edition/Annuler ou les touches Ctrl+Z. |
| Ajouter des lignes ou des colonnes: | Insertion/Lignes (ou Colonnes) ou cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête suivant la nouvelle ligne ou colonne. | |
| Supprimer des lignes ou des colonnes: | Les sélectionner, Edition/Supprimer. | |
| Ajouter des cellules: | Insertion/Cellules ou menu contextuel (clic droit). | |
| Effacer le contenu d'une cellule: | La sélectionner, puis touche Suppr ou Edition/Effacer. | |
| Corriger une donnée: | Se fait directement dans la cellule ou dans la barre de formules. La touche Entrée termine la correction. | |
| Orthographe: |  |
Outils/Orthographe ou F7. |
3. Calculs
| Formules (pour exécuter un calcul): | - Une formule commence toujours par le signe égal "=". - Dans la cellule contenant une formule, on voit seulement la réponse; tandis que le détail des calculs parait dans la barre de formule. - Elle peut comprendre une fonction: =Somme(D2:D9) ou être bâtie avec des adresses et opérateurs: =(B2+B5)*B7 |
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| Opérateurs, ordre de priorité: | Les calculs sont faits dans cet ordre: - les exposants (^), - les divisions (/) et les multiplications (*), - les additions (+) et les soustractions (-). Toutefois, l'intérieur de parenthèses est toujours traité en premier. |
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| Somme automatique: |  |
Cliquer sur l'icône de la somme automatique. Déplacer la bordure mobile, si nécessaire. Appuyer sur la touche Entrée. |
4. Sélection, déplacement
et copie
| Sélectionner ou cerner un groupe de cellules: | - Avec la souris: cliquer et glisser d'un coin
l'autre du bloc. - Pour une ligne ou une colonne, cliquer sur son en-tête. - Au clavier: tenir la touche MAJ enfoncée et utiliser les flèches. |
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| Pour sélectionner deux plages non contiguës: | Sélectionner la première; tenir la touche Ctrl enfoncée pendant la deuxième sélection. | |
| Sélectionner tout: | Cliquer sur le carreau entre le premier en-tête des lignes (numéro 1) et celui des colonnes (lettre A) ou utiliser les touches Ctrl+A. | |
| Déplacement de données: |   |
Sélectionner la plage, Edition/Couper, se positionner
à la destination, Edition/Coller. Ou glisser un bloc avec la souris (lorsque le curseur placé sur le contour de la sélection se change en flèche blanche, maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et la glisser). |
| Copie de données: |  |
Les sélectionner, Edition/Copier, se positionner,
Edition/Coller. Ou glisser le bloc avec la souris, tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. |
| Coller nouveau le dernier élément coup: | |
Edition/Coller ou les touches Ctrl+V. |
| Recopier des données dans les cellules adjacentes: |
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Avec la souris: lorsque le pointeur devient
une croix noire, en bas à droite d'une cellule, la faire glisser
dans les cellules voisines. Pour une formule, il faut vérifier alors le besoin d'adresses absolues, c'est-à-dire lui ajouter au besoin des signes $ pour éviter qu'elle soit modifiée pendant la recopie, comme: =B4*$E$1 Si la cellule contenant cette formule est recopiée vers le bas, elle devient =B5*$E$1 et c'est encore le contenu de la cellule E1 qui est multiplié. |
5. Mise en forme
des données
(s'applique, en général, aux cellules sélectionnées)
| Changer apparence, taille, couleur, format ou attributs des données: | Format/Cellule/Police. | |
| Texte en gras, italique ou souligné: |  |
Format/Cellule/Police. |
| Changer la police et sa taille: |
 |
Format/Cellule/Police. |
| Alignement horizontal ou vertical: |
 |
Format/Cellule/Alignement. |
| Orientation du texte: | Format/Cellule/Alignement. | |
| Fusionner des cellules et centrer un titre: |  |
Format/Cellule/Alignement, choisir Fusionner les cellules. |
| Modifier l'affichage des nombres (c'est-à-dire ajouter "$", "%", espaces de milliers): |
 |
Format/Cellule/Nombre. |
| Augmenter ou réduire le nombre de décimales: |  |
Format/Cellule/Nombre, selon la Catégorie, modifier le Nombre de décimales. |
| Bordures intérieures ou de contour: |  |
Format/Cellule/Bordure. |
| Couleur de remplissage: |  |
Format/Cellule/Motifs. |
| Couleur de caractères: |  |
Format/Cellule/Police/Couleur. |
| Modifier une largeur de colonne: | Format/Colonne/Largeur ou, placer le pointeur de la souris entre deux en-têtes, lorsqu'il devient une double flèche, le faire glisser. |
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| Modifier une hauteur de ligne: | Format/Ligne/Hauteur ou, avec la souris, élargir l'en-tête de la ligne. |
6. Mise en
page et impression
| Afficher une feuille telle qu'elle serait imprimée: |  |
Fichier/Aperçu avant impression. Utiliser le bouton Fermer pour quitter l'Aperçu. |
| Marges: | Fichier/Mise en page/Marges ou, dans Fichier/Aperçu avant impression, cliquer sur Marges, glisser les marqueurs. |
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| Centrer en hauteur et en largeur dans la page: | Fichier/Mise en page/Marges, options Horizontalement et Verticalement. | |
| Format et orientation du papier: | Fichier/Mise en page/Page. | |
| Répéter les titres d'une page l'autre: | Fichier/Mise en page/Feuille. | |
| Imprimer le quadrillage: | Fichier/Mise en page/Feuille. | |
| Numéroter les pages: |  |
Fichier/Mise en page/En-tête et pied de page/ Pied de page personnalisé. |
| Ajouter un saut de page: | Insertion/Saut de page. | |
| Enlever un saut de page: | Se placer dans la ligne suivant le saut, Insertion/Supprimer le saut de page. | |
| N'imprimer qu'une partie d'un document: | Fichier/Imprimer, choisir Sélection ou indiquer les numéros de Pages. | |
| Choisir le nombre de copies à imprimer: | Fichier/Imprimer, modifier Nombre de copies. | |
| Imprimer la feuille actuelle au complet: |  |
Fichier/Imprimer. |
| Imprimer toutes les feuilles du classeur: | Fichier/Imprimer/Classeur entier. |
7. Affichage
et fenêtres
| Barres d'outils, les afficher ou les masquer: | Affichage/Barres d'outils (cocher au moins les barres Standard et Mise en forme.) | |
| Modifier la taille, seulement pour l'affichage l'écran: |  |
Affichage/Zoom et modifier le pourcentage. |
| Afficher une même feuille en 2 ou 4 copies: |  |
Fenêtre/Fractionner ou utiliser la petite ligne
au-dessus de la barre de défilement. (puis Fenêtre/Supprimer le fractionnement). |
| Bloquer les titres, pour empêcher le défilement des premières lignes ou des premières colonnes | Placer le curseur en bas et à droite des lignes
et des colonnes à figer, Fenêtre/Figer les volets (puis Fenêtre/Libérer les volets). |
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| Passer d'un classeur ouvert à un autre: | Dans le menu Fenêtre, voir la liste des fichiers ouverts. | |
| Afficher deux classeurs ouverts côte à côte: | Fenêtre/Réorganiser. |
8. Gestion des
classeurs
| Créer un nouveau classeur (fichier): |  |
Fichier/Nouveau/Général/Classeur ou Fichier/Nouveau/Nouveau classeur Excel (dans Excel 2003). |
| Ouvrir un classeur existant: |  |
Fichier/Ouvrir. |
| Supprimer ou renommer un classeur: | Dans la boite de dialogue Fichier/Ouvrir, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier. Choisir l'option Supprimer ou Renommer. | |
| Faire une copie d'un classeur: | Fichier/Enregistrer sous. Lui donner un nouveau nom. | |
| Enregistrer un classeur, sous le même nom: |  |
Fichier/Enregistrer. |
| Fermer tous les classeurs ouverts: | Touche Maj enfoncée et Fichier/Fermer tout. | |
| Fermer un seul classeur, celui qui est actif: | Fichier/Fermer. | |
| Terminer et fermer Excel: |  |
Utiliser les icônes en haut à droite de la fenêtre: 1re ligne: pour réduire ou fermer Excel, 2e ligne: pour réduire ou fermer le classeur actif. Ou Fichier/Quitter ou Alt+F4 |
9. Paramètres par défaut
| Fixer le nombre de feuilles de calcul | Outils/Options/Général |
| Modifier la police standard et sa taille | Outils/Options/Général |
| Fixer le dossier pour enregistrer la plupart des classeurs | Outils/Options/Général, Dossier par défaut |
| Enlever ou rétablir les barres de défilement, le quadrillage ou la barre d'état... | Outils/Options/Affichage |
Excel de base | Excel intermédiaire | Excel avancé
Lien complémentaire: Volumes de référence (Excel et autres)
