Notions intermédiaires
dans Microsoft Excel

Aide-mémoire (versions 2000 à 2003)

 10. Fonctions
 11. Plages et étiquettes
 12. Calculs en différé
 13. Gestion des feuilles
 14. Liens entre feuilles et classeurs
 15. Protection des données
 16. Validation lors de la saisie
 17. Commentaires
 18. Rechercher et remplacer

  

10. Fonctions

Construire des formules préprogrammées pour calculs complexes Syntaxe d'une fonction:
=Nom_de_fonction(argument1;argument2;…)


Par le menu Insertion/Fonction
ou avec l'icône  Bouton "F.x"
  1. à gauche, choisir une Catégorie de fonctions, puis sélectionner le Nom de la fonction;
  2. dans la boite de dialogue suivante, inscrire les arguments qui, de préférence, sont des adresses plutôt que des valeurs.

 

11. Noms de plages

Nommer une plage de cellules, pour clarifier les formules Par exemple, pour remplacer "B2:B12" par "Quantité_en_inventaire", sélectionner les cellules à nommer, puis Insertion/Nom/Définir. (Le nom commence par une lettre, sans espace, 255 caractères maximum.) Ensuite une formule pourrait devenir:  =Somme(Quantité_en_inventaire)
Afficher le nom des différentes plages Edition/Atteindre.

 

12. Calculs en différé

Choisir le processus de calcul
(automatique ou sur demande)
Dans Outils/Options/Calcul, choisir Automatique, pour que les calculs soient faits dès qu'une cellule est modifiée.
Sinon, choisir Sur ordre. Dans ce cas, les formules ne sont calculées qu'au moment où la touche F9 est pressée. Le message "Calculer" apparait au besoin dans la barre d'état. (Attention, ce choix s'applique à tous les classeurs ouverts et les formules peuvent sembler inopérantes.... Le calcul automatique est préférable.)

 

13. Gestion des feuilles

Changer de feuille Cliquer sur le nom de la feuille. (L'onglet de celle active devient blanc.)  Onglets au bas de la feuille
Insérer une feuille Insertion/Feuille, ou clic droit sur le nom d'une feuille et choisir Insérer.
Supprimer une feuille Edition/Supprimer une feuille ou son menu contextuel (clic droit).
Renommer une feuille Avec un double clic sur son nom ou par son menu contextuel.
Déplacer une feuille Edition/Déplacer ou copier une feuille
ou la glisser avec la souris.
Copier une feuille Edition/Déplacer ou copier une feuille, cocher Créer une copie
ou la glisser en tenant la touche Ctrl enfoncée.

 

14. Liens entre feuilles et classeurs

Grouper les feuilles (pour effectuer une même opération sur plusieurs feuilles) Ctrl+clic sur chaque onglet des feuilles voulues. Les onglets choisis sont blancs.
Grouper toutes les feuilles Clic avec le bouton droit sur un onglet, choisir Sélectionner toutes les feuilles.
Défaire un groupe Clic sur une feuille externe au groupe ou, avec un clic droit sur un onglet, choisir Dissocier le groupe (ou Dissocier les feuilles).
Imprimer toutes les feuilles d'un groupe Fichier/Imprimer, choisir Feuilles sélectionnées.
Dans une formule, identifier une cellule provenant d'une autre feuille Pour prendre des données sur une autre feuille, il faut ajouter le nom de la feuille, suivi d'un point d'exclamation, comme
=Feuil2!B8
Dans la formule =Somme(Feuil1:Feuil4!D2:D4) les données proviennent des cellules D2, D3 et D4 de chacune des feuilles Feuil1, Feuil2, Feuil3 et Feuil4 (si elles sont dans cet ordre).
Ajouter des apostrophes si le nom contient des espaces ou des tirets:
='Budget avril'!B16
Prendre le contenu d'une cellule dans un autre classeur Suivre la syntaxe:  =[Nom_du_classeur]Feuille!Cellule
par exemple:  =[A:\Compta.xls]Feuil2!A9
Lier les données de deux classeurs
  1. Sélectionner les données, Edition/Copier.
  2. Dans le classeur destination: Edition/Collage spécial/Coller avec liaison.

 

15. Protection des données

Faire une copie d'un classeur Fichier/Enregistrer sous, et lui donner un nouveau nom.
Toujours conserver la version antérieure - Version 97:  Fichier/Enregistrer sous/Options, cocher Créer une copie de sauvegarde.
- Versions 2000 à 2003:  Fichier/Enregistrer sous, bouton Outils, Options générales.
L'ancienne version sera renomme avec l'extension .XLK.
Ajouter un mot de passe au classeur - Version 97: Fichier/Enregistrer sous/Options, cocher Mot de passe protégeant le document.
- Versions 2000 à 2003:  Fichier/Enregistrer sous/ Outils/ Options générales...
Inscrire le mot de passe voulu. Attention: les majuscules diffèrent des minuscules et il n'y a pas de solution pour les mots de passe oubliés.
Limiter les modifications certaines cellules
  1. Sélectionner les cellules pouvant être modifiées.
  2. Dans Format/Cellule/Protection, désactiver l'option Verrouillée, pour autoriser leur modification.
  3. Choisir Outils/Protection/Protéger la feuille.
    Utiliser ensuite la touche TAB, pour passer d'une cellule non protégée à l'autre.
Pour enlever la protection Outils/Protection/Oter la protection de la feuille
Masquer une colonne ou une ligne Format/Colonne/Masquer ou Format/Ligne/Masquer
Réafficher une colonne masque Sélectionner ses voisines de gauche et de droite, Format/Colonne/Afficher

 

16. Vérification de saisie

Modifier les couleurs ou la taille, selon le contenu Format/Mise en forme conditionnelle
(Exemple: pour mettre en rouge une valeur problématique.)
Afficher un message lors de l'entrée des données dans une cellule Données/Validation/Options, pour spécifier les restrictions.
Données/Validation/Message de saisie, pour afficher une information dans la barre d'état dès que la cellule est sélectionnée (ou en commentaire, pour la version 2000)
Données/Validation/Alerte d'erreur, pour choisir le message en cas d'erreur de saisie.

 

17. Commentaires

Ajouter des commentaires à une cellule Insertion/Commentaire. Un triangle rouge marque le coin supérieur droit de la cellule et une bulle s'affiche au passage du curseur.
La barre d'outils Révision concerne les commentaires.
Ne pas afficher les commentaires Outils/Options/Affichage/Indicateur seul
Identifier les cellules contenant des commentaires, constantes, formules ou cellules vides... Edition/Atteindre/Cellules

 

18. Rechercher et remplacer

Trouver certaines formules, valeurs, commentaires Edition/Rechercher
Modifier certaines données précises Edition/Remplacer
Effacer certains contenus Edition/Remplacer. Laisser vide la case Remplacer par.

 

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Quelques trembles