Fonctions auxiliaires
du logiciel Microsoft Word

Aide–mémoire (version 2000 à 2003)

 

  1. Code de champs
  2. Colonnes de texte
  3. En-tête et pied de page
  4. Images et dessins
  5. Index
  6. Modèles
  7. Note de bas de page
  8. Propriétés du document
  9. Sections

 

1. Codes de champ

Les codes de champs sont des zones modifiables lors de la saisie de données, dans un formulaire ou un modèle.

Insérer un code de champ Avec les touches Ctrl+F9.
Utiliser les champs Sauter d'un champ à l'autre, lors de la saisie: F11.
Afficher ou non les codes Outils/Options/Affichage/Codes de champ.

 

2. Colonnes de texte

Disposer un texte en colonnes Au menu Format/Colonnes:
- fixer Nombre de colonnes, Largeur et Espacement;
- choisir Appliquer: À partir de ce point ou À tout le document.
Équilibrer le texte entre les colonnes Insérer, à la fin, un saut de section continu:
Insertion/Saut/Continu.
Forcer le texte à changer de colonne Insertion/Saut/Saut de colonne.
Désactiver les colonnes Format/Colonnes, cliquer sur l'icône Une.

 

3. En-tête et pied de page

Créer un espace pour un en-tête Affichage/En-tête et pied de page.
Utiliser les icônes de la barre d'outils En-tête et pied de page pour insérer numéros de page, date, heure...
Modifier un en-tête Cliquer deux fois dans la zone de l'en-tête... (visible seulement si Affichage/Page).
Créer différents en-têtes Faire d'abord des sauts de section...
Cliquer dans le deuxième en-tête. Désactiver l'option Identique au précédent, avec l'icône bouton Identique au précédent qui ne doit pas être enfoncé.
Changer la marge de l'en-tête Fichier/Mise en page/Marges/En-tête.
Avec Word 2003:  Fichier/Mise en page/Disposition/En-tête.
En-tête de première page différent Fichier/Mise en page/Disposition/Première page différente puis, modifier les en-têtes.
Pagination Insertion/Numéros de page:
- choisir une Position et un Alignement;
- cocher ou non l'option Commencer la numérotation à la première page;
- fixer le numéro de départ avec le bouton Format.

 

4. Images et dessins

Insérer une image Soit par le menu Insertion/Image,
soit en passant par le Presse-papiers (sélectionner l'image quelque part, Ctrl+C, cliquer à la destination, CTRL+V).
Vérifier l'habillage du texte (image placée au travers, à côté ou par dessus le texte...)
  • Sélectionner l'image.
  • Si elle est encadré avec des carreaux noirs dans les coins, elle est traitée comme un gros caractère de texte (Format/Image/Habillage/Aligné sur le texte).
  • Si elle est encadrée avec des carreaux blancs dans les coins, l'image est traitée comme un objet (Format/Image/Habillage/Devant le texte).
Modifier l'habillage d'une image Sélectionner l'image;
dans la barre d'outils Image, utiliser l'icône Habillage du texte:
bouton Auxiliaire ou bouton Habillage du texte
Déplacer une image Après avoir cliqué sur une image, la souris prend la forme d'une croix formée de quatre petites flèches. Glisser alors l'image, en tenant le bouton gauche de la souris enfoncé.
Modifier la taille d'une image
  • Cliquer une fois pour la sélectionner.
  • La souris devient une double flèche, lorsqu'elle est placée sur l'un des carreaux de la bordure.
  • Enfoncer alors le bouton gauche de la souris et la glisser pour étirer ou réduire l'image.

 

5. Index

Créer un index, à la fin d'un document, en deux étapes
  1. Marquer les mots à inclure dans l'index:
    sélectionner un mot, Insertion/Tables et Index/Index.
    Choisir entre Marquer entrée (celui sélectionné seulement) ou Marquage auto... (tous les mots identiques, sachant toutefois que les majuscules sont différentes des minuscules).
    Avec Word 2003:  Insertion/Référence/Tables et index, onglet Index, Marquer entrée, choisir entre Marquer ou Marquer tout...
     
  2. Créer l'index:
    Se placer à la fin du document. Créer un saut de section.
    Insertion/Tables et Index/Index (avec 2003: Insertion/Référence /Tables et index/Index), choisir un Format de présentation et le nombre de Colonnes.
    (Si les entrées ne sont pas visibles, au menu Outils/Options/Affichage, ne pas cocher Codes de champ.)

La mise à jour ne se fait pas automatiquement: cliquer dans l'index, appuyer sur F9.

 

6. Modèles

Les modèles sont des documents de base, utilisés pour guider dans la préparation de documents où peu d'informations sont modifiées. Par exemple, une page titre pour une télécopie, un accusé de réception... Le document original demeure toujours intact.

Utiliser un modèle Fichier/Nouveau, voir les fichiers dont le nom se termine par ".dot" dans les différents onglets. (Avec 2003: Fichier/Nouveau/Sur mon ordinateur, choisir un des modèles proposés.)
Créer un modèle Fichier/Enregistrer sous, Type de fichier = Modèle de document (*.dot).
Modifier un modèle Fichier/Ouvrir, choisir alors  Type de fichier = Modèles de document (*.dot).

 

7. Note de bas de page ou note de fin de document

Créer une note de bas de page Insertion/Note (ou avec Word 2003: Insertion/Référence/Note de bas de page). Voir les Options, pour changer le format et le numéro de départ. Un numéro de renvoi (chiffre en exposant) se place à la fin du mot et, au de la page, voir l'espace pour inscrire la note.
Modifier une note Cliquer deux fois sur le numéro de renvoi de la note ou par Affichage/Notes (avec 2003: Affichage/Notes de bas de page).
Supprimer une note Effacer son numéro de renvoi.

 

8. Propriétés du document

Vérifier ou modifier les propriétés d'un document Word
  • Fichier/Propriétés.
  • L'onglet Résumé permet d'ajouter des critères qui seront utilisés lors de la recherche d'un document dans Fichier/Ouvrir/Texte ou propriétés (version 97).
    (Avec 2003: Fichier/Ouvrir, bouton Outils, Rechercher...)
  • Pour afficher automatiquement la fenêtre des propriétés lors d'une première sauvegarde: Outils/Options/Enregistrement, cocher Demander les propriétés du document.

 

9. Sections

Utiliser des sections Les sections sont des parties distinctes d'un document, pour une mise en page différente (l'orientation de la feuille peut changer, les en-têtes être différents, la numérotation des pages reprendre à 1...)
Voir le numéro de la section courante dans la barre d'état: "Sec 2".
Faire une nouvelle section Insertion/Saut/Saut de section.
Choisir Page suivante pour que la section commence sur une autre page (ou Page paire, ou Page impaire, selon les besoins). Si un saut de page n'est pas souhaité, choisir Continu.
Modifier le type de section Fichier/Mise en page/Disposition.
Imprimer une seule section Fichier/Imprimer; dans la zone Pages, un "s" doit précéder le numéro de section. Par exemple, pour imprimer toute une section: s3; pour imprimer une seule page dans une section: p9s2.

 

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Fleur jaune de pissenlit